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domingo, 17 de junio de 2007

LA ACOGIDA EN LA EMPRESA

Acoger a un nuevo trabajador en nuestra empresa no es quedar el día tal a las 9 de la mañana "que te voy a ir explicando". No es algo que debamos dejar a la buena de Dios, entre otras cosas, porque tenemos que tener deferencia hacia esa persona que ha apostado por nosotros (como empresa) y porque esa misma deferencia la tenemos que tener con sus compañeros, los cuales, no tienen por qué estar dedicando su tiempo a cosas que podríamos haber previsto y plasmado en el llamado MANUAL DE ACOGIDA. Que no se nos olvide por favor: GESTIONAR la acogida no sólo significa dirigir nuestros esfuerzos al recién llegado, sino también preparar la llegada entre los que tienen que convivir con él (o ella, que no se me enfade nadie!!). Os voy a contar un caso real; empresa de informática, departamento compuesto por un jefe de proyecto, 2 programadores seniors que llevan muchos años en la empresa, un programador junior que lleva año y medio en la empresa y el recién incorporado, un programador "semi senior". Este semi senior comienza desde el principio a participar en proyectos importantes, empezando a adquirir determinadas responsabilidades. El junior comienza a pensar "¿que tiene éste que no tenga yo? Llevo casi 2 años en la empresa y puedo hacer ya lo que hace este que acaba de llegar, ¿qué se habrá creído? Se va a enterar". Sin quererlo ni beberlo, el semi senior tiene al enemigo en casa. Esto es un claro ejemplo de cómo no se ha gestionado bien una entrada.

Sigamos adelante, centrándonos en el plan para un nuevo empleado. ¿Por qué implantar un plan de acogida? Intentad poneros en la situación de esta persona (no será difícil, todos hemos pasado por esto en algún momento): "No conozco a nadie, no sé que hacer, no sé como se hace, no se quien es el jefe, no se cual es mi horario, no se a quién pedir los folios, etc, etc, etc. Debemos pararnos a pensar cual es toda es información susceptible de ser comunicada a los nuevos. Tenemos que involucrar también a otros departamentos en ello, no sólo a RRHH, pues tenemos que saber que desean ellos comunicar al nuevo miembro. Pero no vale comunicar por comunicar, tenemos que tener criterio y poner la información que realmente vaya a ser de utilidad.

Debemos ser capaces de estructurar la información, hay que seleccionar el modelo de comunicación idóneo para la empresa en la que estamos, seleccionando los recursos de comunicación y las estrategias para distribuir la información de la mejor manera posible (meter el manual en un minidisc, en un memory stick que regalamos al trabajador para su trabajo, en un comic, en un folleto, lo que se os ocurra!!!). Y lo que es muy muy importante: tratar de crear, de generar un sentimiento de comunidad desde el comienzo de la relación laboral.

Veamos el contenido: ¿Cómo trabajamos? El manual puede explicar el organigrama, el marco laboral en el que se mueve nuestra empresa, la organización sindical, los servicios de seguridad e higiene en el trabajo, vacaciones, nóminas, calendarios, horarios, la historia de la empresa, los departamentos, Programas formativos, Directorios telefónicos, Oportunidades de carrera, Planes de evacuación, etc. Veamos algunos índices de manual como ejemplo.

EJEMPLO 1

Índice / Introducción / Orígenes
Ámbito de actuación / Misión y valores
Plano de la fábrica
Servicios y Ubicación
Trabajar en XXXXX
Uniformes y taquillas
Sistemas de comunicación / Representación de los empleados
Normas laborales
Prevención y seguridad en el trabajo / Actuación en caso de accidente
Otras informaciones de interés: Transporte
Biblioteca / Cafetería / Comedor / Sugerencias


EJEMPLO 2


1. LA SOCIEDAD
1.1 DATOS
1.2 OBJETIVOS Y FINES
1.3 ORGANIZACIÓN
1.3.1 ORGANIGRAMA
1.3.2 PLANTILLA

2. INGRESO EN XXXXXX.
2.1 ALTA
2.2 CONTRATACIÓN
2.3 LEGISLACIÓN LABORAL (CONVENIO COLECTIVO)

3. LA NÓMINA

4. RETRIBUCIONES
4.1 PUESTOS DE TRABAJO
4.2 ESCALA DE SALARIOS
4.3 EL VARIABLE

5. FUNCIONAMIENTO INTERNO
5.1 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
5.1.1 UTILIZACIÓN DEL MATERIAL
5.1.2 UTILIZACIÓN DE LAS MÁQUINAS
5.1.2.1 fotocopiadora
5.1.2.2 maquina de fichar
5.1.2.3 fax
5.1.2.4 averías
5.1.2.5 protección de datos
5.1.3 COMUNICACIÓN
5.1.3.1 correspondencia
5.1.3.2 comunicaciones telefónicas
5.1.3.3 email
5.1.3.4 servicio médico
5.1.4 EMERGENCIAS
5.2 CONDICIONES DE TRABAJO
5.2.1 HORARIO
5.2.2 CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA
5.2.3 PERMISOS, ASUNTOS PROPIOS Y VACACIONES
5.2.3.1 PERMISOS RETRIBUIDOS
5.2.3.2 OTROS PERMISOS O LICENCIAS
5.2.3.3 VACACIONES
5.2.4 AUSENCIA POR ENFERMEDAD / incapacidad temporal
5.2.5 ACCIDENTES
5.2.6 DIETAS
5.2.7 HORAS EXTRAS

6. OPORTUNIDADES QUE OFRECE LA EMPRESA
6.1 PROMOCIÓN
6.2 FORMACIÓN

7. MEDIDAS EN BENEFICIO DEL PERSONAL
7.1 BONOS DE COMIDA
7.2 ANTICIPOS
7.3 SEGUROS DE ACCIDENTES, VIDA Y MÉDICO


8. REPRESENTACIÓN SINDICAL

9. INFORMACIONES PRÁCTICAS
9.1 TRANSPORTE
9.2 PLANO DE LA EMPRESA
9.3 PLANO DE LA CIUDAD


EJEMPLO 3




Como veis, dos ejemplos distintos para la misma cosa. En función de nuestra empresa, nos interesa un contenido u otro, una manera de estructurar la información u otra, un medio de difusión u otro... Pero esto no acaba aquí. Debemos seguir trabajando y mejorando, debemos hacer un seguimiento a nuestro plan y realizar posibles acciones correctivas. Falta que El Malo me diga que aplicación es la que existe para poner presentaciones en las entradas y os adjunto un último ejemplo.

4 comentarios:

El Malo dijo...

¡Impresionante! Muy bueno Geek, sobre este tema era muy necesario hablar y lo has hecho de quitarse el sombrero.

Además a mayor tamaño en la empresa, más importante tener establecido un procedimiento a la hora de incorporar "personas" a la Organización.

Junto al Manual de Acogida, nosotros incorporamos un modelo (cuyo nombre no diré) en el que figura un horario, materia a conocer, quien es el encargado de dar esa matería y firma.

De tal forma que siempre se empieza en RRHH con una charla y una presentación de la Compañía, visita a las instalaciones y presentación de los responsables. A partir de ese momento, dependiendo del puesto que se ocupa, se adquiere una formación (que suele durar de dos a tres días) teórica sobre diferentes puntos, todos los necesarios para el desempeño del trabajo. Conforme vas terminando la "clase" te firma el responsable.

Al terminar ese periodo vuelves a RRHH para que haya un feedback sobre ese período de integración-formación.

Este técnica se utiliza con determinado personal, digamos los cuellos blancos, mano de obra indirecta... depende de la terminología de cada empresa.

Para el personal de fábrica, se les da junto con el Manual de Acogida una charla. Después su formación en Prevención y la específica del puesto de trabajo. Pero claro estamos hablando de una Fábrica y enorme.

Un saludo

El Malo dijo...

Por cierto lo incorporo a la Sección de Modelos.

Un saludo

Adriàpolis dijo...

Hola
Interesante
También se tiene que tener en cuenta la realización de un check list para el jefe que acoge. Es decir, que no se olvide de todos los aspectos hard/soft. Por supuesto hacer coincidir la nota de incorporación de la persona a la organización y tenerlo una hora en el departamento de RR.HH para que se le expliquen aspectos de la empresa, cultura, hábitos, ...

Esta página se está convirtiendo en un wiki de RR.HH. Pensadlo y cread uno. Me apuntaría!

Geeksoma dijo...

Amigos, muchas gracias por vuestras aportaciones a esta entrada. Como bien ejemplifica El Malo y añade Adriapolis, la acogida no puede quedar sólo en estas pequeñas notas que señalo. Tomemoslo pues como una simple introducción.

Espero que a los lectores les sirva como catapulta para investigar más sobre el tema.

Gracias de nuevo amigos!!!

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